1. Administrator danych
Administratorem danych osobowych jest TANIEAUTO24 SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ, al. marsz. Józefa Piłsudskiego 191, 92-301 Łódź, NIP 5272996677, REGON 521638601, KRS 0000964116, działający pod marką TanieAuto24. Kontakt w sprawach dotyczących danych: biuro@tanieauto24.pl, +48 532 494 494.
2. Jakie dane są przetwarzane
Zakres zależy od etapu kontaktu i wynajmu. System może przetwarzać:
- dane identyfikacyjne i kontaktowe klienta: imię, nazwisko, firma, NIP, adres, telefon, e-mail;
- dane kierowcy i dodatkowych kierowców, w tym numer dokumentu, numer prawa jazdy i termin jego ważności, jeżeli są potrzebne do wynajmu;
- dane rezerwacji i umowy: pojazd, termin, miejsce odbioru i zwrotu, cena, kaucja, rabat, limit kilometrów i uwagi;
- dane z wydania i zwrotu: przebieg, paliwo lub stan baterii, checklista wyposażenia i stanu, opis uszkodzeń, zdjęcia oraz podpis, jeżeli jest zbierany w danym procesie;
- dane dotyczące usterek, szkód, napraw, pomocy, auta zastępczego, mandatów i opłat związanych z konkretnym wynajmem;
- dane konta klienta, jeżeli konto zostało utworzone, oraz historię operacji związanych z jego wynajmem;
- korespondencję z formularza kontaktowego i dotyczącą rezerwacji;
- techniczne dane sesji, zabezpieczeń i logów serwera potrzebne do działania i ochrony systemu.
3. Cele i podstawy prawne
Zapytanie, rezerwacja i przygotowanie umowy.
Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO — działania na żądanie osoby przed zawarciem umowy.
Wykonanie umowy najmu, wydanie, zwrot i rozliczenie.
Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
Obowiązki prawne, w tym księgowe, podatkowe i współpraca z uprawnionymi organami.
Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
Bezpieczeństwo floty i systemu, dokumentowanie stanu pojazdu, zapobieganie nadużyciom oraz ustalanie, dochodzenie i obrona roszczeń.
Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes Administratora.
Administrator nie opiera zwykłej obsługi rezerwacji i wynajmu na „zgodzie RODO”, jeżeli właściwą podstawą jest umowa, działanie przed jej zawarciem, obowiązek prawny lub uzasadniony interes.
4. Odbiorcy danych
Dane mogą zostać udostępnione tylko w zakresie potrzebnym do konkretnej sprawy podmiotom wspierającym utrzymanie hostingu i systemu, podmiotom obsługującym księgowość, ubezpieczycielom lub assistance, warsztatom i firmom pomocy drogowej, doradcom prawnym oraz organom publicznym uprawnionym na podstawie przepisów.
Na obecnym etapie publiczna rezerwacja nie korzysta z zewnętrznego operatora płatności, a strona nie uruchamia opisanych w tej wersji dokumentacji narzędzi analitycznych ani marketingowych. Polityka nie opisuje jako aktywnych integracji, które nie zostały jeszcze wdrożone.
5. Przekazywanie danych poza EOG
W zakresie funkcji opisanych w tej wersji Polityki Administrator nie zakłada rutynowego przekazywania danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy. Jeżeli w przyszłości zostanie wdrożona usługa powodująca taki transfer, zakres informacji i odpowiednie zabezpieczenia zostaną opisane przed jej wykorzystaniem.
6. Okres przechowywania
- zapytania, które nie doprowadziły do wynajmu — przez okres potrzebny do obsługi kontaktu, co do zasady nie dłużej niż 12 miesięcy, chyba że wcześniej powstanie potrzeba zachowania danych dla roszczenia;
- dane rezerwacji i umów — przez czas realizacji i rozliczenia najmu, a następnie przez okres wymagany przepisami lub potrzebny do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;
- dokumentacja księgowa i podatkowa — przez okres wymagany przepisami;
- zdjęcia i protokoły wydania/zwrotu — przez czas potrzebny do rozliczenia konkretnego najmu i ewentualnych roszczeń;
- dane konta klienta — przez okres funkcjonowania konta, z zachowaniem danych, których dalsze przechowywanie wynika z umowy, obowiązku prawnego lub roszczeń;
- logi bezpieczeństwa — przez okres uzasadniony ochroną systemu i rozliczalnością.
7. Prawa osoby
W granicach RODO przysługuje prawo dostępu do danych, otrzymania kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych oraz wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Jeżeli określone przetwarzanie opiera się na zgodzie, można ją wycofać bez wpływu na zgodność wcześniejszego przetwarzania.
Można również złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
8. Czy podanie danych jest obowiązkowe
Podanie danych jest dobrowolne, ale bez informacji niezbędnych do danego etapu nie będzie możliwe przygotowanie rezerwacji, potwierdzenie kierowcy, zawarcie lub wykonanie umowy.
9. Automatyczne funkcje systemu
System może automatycznie obliczać dostępność, liczbę dób, cenę, limity lub tworzyć wewnętrzne przypomnienia operacyjne. W obecnym modelu nie są to decyzje wywołujące wobec klienta skutki prawne wyłącznie w sposób zautomatyzowany w rozumieniu art. 22 RODO.
10. Bezpieczeństwo
System korzysta z kontroli dostępu według ról, uwierzytelniania, ochrony formularzy, rejestrowania istotnych operacji oraz kopii bezpieczeństwa. Dostęp do danych powinny mieć wyłącznie osoby, które potrzebują go do realizacji swoich obowiązków.
11. Cookies i podobne technologie
Na obecnym etapie strona używa wyłącznie technologii niezbędnych do działania serwisu, bezpieczeństwa, sesji i obsługi funkcji żądanych przez użytkownika. Nie są obecnie uruchamiane cookies analityczne ani marketingowe. Szczegóły znajdują się w Informacji o cookies.
12. Zmiany Polityki
Polityka będzie aktualizowana, gdy zmieni się rzeczywisty zakres usług, integracji lub przetwarzania danych. Nowa funkcja wymagająca dodatkowych informacji lub zgody nie powinna być traktowana jako objęta niniejszą wersją bez odpowiedniej aktualizacji.